Microsoft offre aux entrepreneurs la possibilité d’améliorer leur gestion commerciale, grâce à l’utilisation du tableur Excel 2010. Les versions antérieures ne prenaient pas en charge les valeurs prédéfinies et la saisie des données était un peu compliquée. Créer liste déroulante sur Microsoft Excel permet à l’utilisateur de pc, de bénéficier de plusieurs avantages :
- La possibilité de modifier, supprimer et remplacer les données à tout instant.
- La sécurisation des données au cas où une autre personne aurait introduit des données inappropriées.
- La possibilité de classifier les données selon leur taille avec l’outil « source externe ».
Il existe plusieurs méthodes pour créer une liste déroulante, mais vous devez choisir ce qui convient aux types de données que vous utilisez. Avant d’entrer en détail dans les différentes options qui se présentent à vous, nous allons voir la manière plus simple pour créer une liste déroulante basique.
Comment créer liste déroulante Excel de manière simple
Vous devez sélectionner les informations que vous allez inclure dans le menu qui va se dérouler.
- Choisir la cellule où vous voulez créer liste déroulante.
- Aller dans l’onglet « Données », qui se trouve en haut à gauche de l’écran.
- Cliquez sur « Validation de données » pour faire apparaître une boite de dialogue.
- En haut, à gauche de la boite de dialogue cliquer sur « Option », puis aller sur « Autoriser ».
- « Autoriser » vous propose de créer liste déroulante et vous n’avez qu’à choisir « Liste ».
- Cliquer ensuite sur le bouton « Source » qui se trouve en bas de la boite de dialogue.
Il ne vous reste plus qu’à sélectionner le reste les données que vous voulez inclure dans la liste et valider votre choix en appuyant sur « OK », dans la boite de dialogue.
Créer liste déroulante Excel avec validation de données
Cette option permet de minimiser les erreurs en proposant à l’utilisateur des valeurs prédéfinies et refuser les valeurs non conformes.
Pour créer liste déroulante excel avec validation de données, vous n’avez qu’à recommencer les étapes précédentes, cependant vous n’avez plus à sélectionner les cellules à inclure dans la liste. À la place, vous devez cocher les cases « Ignorer si vide » et « Liste déroulante de choix » dans « Option ».
Créer liste déroulante Excel avec des valeurs fixes
Si votre liste comporte peu de valeurs, vous pouvez utiliser la méthode suivante.
Pour créer liste déroulante excel avec des valeurs fixes, vous commencez par l’étape précédente, en allant dans « Données », « validation des données ». Comme source, vous devez saisir les valeurs en les séparant par une virgule, ou un point-virgule, si votre logiciel est en version anglaise.
Créer liste déroulante à partir d’une plage nommée
Si vous voulez créer liste déroulante excel, cette méthode est celle qui vous est conseillée :
- Nommer la plage de cellule que vous allez utiliser et sélectionner la cellule où vous allez créer liste déroulante.
- Allez dans « Données », puis cliquez sur « Validation de données ». Quand vous arrivez à « Source », tapez le signe « = » et saisissez le nom de la plage.
Création d’une liste dynamique avec tableau
Cette méthode prend en compte automatiquement les changements, elle est très utile si vous vous effectuez des mises à jour fréquemment sur votre document :
- Créer un tableau en cliquant sur l’onglet « Insertion », puis « Tableau ».
- Sélectionnez le tableau et cochez la case « Mon tableau comporte des en-têtes », puis validez par « OK ».
- Sélectionnez la cellule et cliquez sur l’onglet « Données », « Validation des données »
- Pour la « Source », vous devez taper = INDIRECT (« Nom du Tableau [en-tête de colonne] »)
Voilà, vous avez fini de créer liste déroulante dynamique avec tableau.